En México, el sistema de transparencia y acceso a la información pública, así como el de protección de datos personales tuvo una reforma importante en 2025. Actualmente, las instituciones públicas y privadas de nuestro país, siguen modificando sus estructuras y procedimientos normativos que forman parte del nuevo sistema.
El nuevo sistema de protección de datos se basa en tres acciones fundamentales del Estado mexicano:
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Para que los funcionarios públicos, entre ellos los funcionarios electorales, puedan comprender la pretensión y lógica de los cambios en materia protección de datos personales, es pertinente mencionar como antecedente del nuevo sistema, que el 20 de diciembre de 2024 se publicó en el Diario Oficial de la Federación, una reforma constitucional en materia de simplificación orgánica, la cual se basó en una estrategia para reconfigurar varios órganos del Estado mexicano con el propósito de racionalizar los recursos públicos y evitar duplicidades administrativas.
Es decir, para llevar a cabo la función de proteger los datos personales que se utilizan en el tratamiento electoral, es preciso comprender que debemos entender a la protección de los datos personales, como una responsabilidad que es parte inherente a nuestras funciones, sin que ello represente algo especial o que requiera algún material adicional, la forma de administrar los datos personales a partir de ahora debe considerar e integrar lo necesario para garantizar su protección.
Es importante resaltar que muchas instituciones del Estado y también privadas, especialmente el Instituto Nacional Electoral, han tenido a lo largo de los años en que se ha reconocido el derecho a la protección de datos personales en México, un avance importante en el desarrollo y fortalecimiento de una cultura de la protección de datos personales en todo el personal que integra al Instituto y, al mismo tiempo ha desarrollado procedimientos, mecanismos y tecnologías para lograr el objetivo, es decir, aun con la reforma no se parte de cero, en lo fundamental la reforma conserva los principios y acciones para la protección de datos y realmente lo que se modifica es la lógica de cómo las instituciones deben administrar lo referente a esta materia.
Uno de los cambios más importantes tiene que ver con la forma de garantizar la protección de datos personales a la ciudadanía. Para ello, se sustituyó al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (INAI) que era considerado el órgano garante, por un conjunto de instituciones encabezadas por un organismo desconcentrado de la Secretaría de Anticorrupción y Buen Gobierno, denominado: “Transparencia para el Pueblo”, para garantizar la protección de los datos personales en el caso de las Secretarías de Estado.
En el caso de los órganos autónomos como el INE, serán los órganos internos de control quienes asuman esas funciones, en el caso de los partidos políticos la función garante recae en el INE. En el caso de las entidades federativas se replica el modelo de órganos garantes a través de sus contralorías y órganos homólogos.
En este nuevo sistema, son los sujetos obligados, entre ellos, el Instituto Nacional Electoral, quienes a partir de ahora establecerán y documentarán los procedimientos para la conservación, tratamiento y cuidado de los datos personales que utilizan para realizar sus funciones sustantivas, con el objetivo de garantizar su protección.
En este sentido el propio Instituto Nacional Electoral es el responsable de la información, estando obligado a establecer y mantener las medidas de seguridad de carácter administrativo, físico y técnico para la protección de los datos personales contra daños, pérdida, alteración, destrucción, o su uso, acceso o tratamiento no autorizado, así como, garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
A partir de ahora los cambios legales e institucionales impactan de manera directa en la función electoral. Los funcionarios electorales son responsables de:
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La función garante en el Instituto Nacional Electoral se refiere a todos los actos que permitan hacer efectivo el derecho a la protección de los datos personales de la ciudadanía y además contar con mecanismos para apoyar al deslinde de responsabilidades en caso del incumplimiento a la normatividad en la materia.
La función garante del INE se desarrolla en dos vertientes:
A partir de la función como órgano garante es que el INE reformó el Reglamento del Instituto Nacional Electoral en Materia de Protección de Datos Personales, el cual tiene por objeto:
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Una vez entendiendo las nuevas autoridades en materia de protección de datos personales es importante resaltar los principales elementos que debe considerar un funcionario electoral para evitar incurrir en una falta administrativa y legal.
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Es importante recordar que si no es estrictamente necesario en sus atribuciones, los funcionarios electorales deben evitar solicitar a la ciudadanía datos personales y si lo requieren dichos datos se deben tratar bajo los siguientes principios:
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Consiste en que el tratamiento de los datos personales deberá sujetarse a las facultades o atribuciones que la normatividad aplicable le confiera a los Órganos del Instituto.
Se refiere a que todo tratamiento de datos personales que efectúen los Órganos del Instituto deberá estar justificado por finalidades concretas, lícitas, explícitas y legítimas, relacionadas con las atribuciones que la normatividad aplicable le confiera.
Se refiere a que los Órganos del Instituto no deberán obtener y tratar datos personales, a través de medios engañosos o fraudulentos, privilegiando la protección de los intereses de las personas Titulares y la expectativa razonable de privacidad.
Consiste en que todo tratamiento de datos personales en posesión de los Órganos del Instituto deberá contar con el consentimiento previo del titular.
Implica que los Órganos del Instituto adopten las medidas necesarias para que los datos personales que traten sean exactos, completos, correctos y actualizados, a fin de que no se altere su veracidad.
Implica que los Órganos del Instituto solo deberán tratar los datos personales que resulten adecuados, relevantes y estrictamente necesarios para la finalidad que justifica su tratamiento.
Tiene por objeto hacer del conocimiento del Titular, a través del aviso de privacidad, la existencia y características principales del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales.
Ahora bien, adicionalmente a los principios con los que se deben tratar los datos personales por parte de los funcionarios electorales, cada área del INE debe elaborar un documento de seguridad donde se establezcan las medidas de seguridad de carácter administrativo, físico y técnico para la protección de datos personales que posean, contra daño, pérdida, alteración, destrucción o su uso, acceso o tratamiento no autorizado, así como para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Es pertinente recalcar que el tratamiento de los datos personales y su transmisión con otras áreas, está normado y vigilado por el órgano interno de control, la unidad de transparencia del INE y los titulares de cada área, sin embargo, todos los funcionarios electorales sin excepción son parte del cuidado de los mismos.
Tener y manejar con mucha claridad la definición y tipos de datos personales: lista enunciativa más no limitativa de datos personales identificables y sensibles.
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Cuando un funcionario tiene conciencia de que sus funciones tienen que ver con el tratamiento de la información, es su deber adoptar las siguientes medidas:
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